Vom Posteingang bis zur revisionssicheren Archivierung – jeder Schritt transparent, digital und nachvollziehbar.
Jede eingehende Rechnung durchläuft denselben strukturierten Weg – automatisiert, nachvollziehbar und ohne manuelle Zettelwirtschaft.
Die Rechnung trifft ein – per E-Mail, als eingescannte Datei, manueller Upload oder als strukturierte elektronische Rechnung im ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Format. Das System erfasst sie automatisch und legt einen Vorgang an.
Das System liest alle relevanten Daten aus der Rechnung aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer. Ist der Lieferant noch nicht im System vorhanden, wird er automatisch neu angelegt. Unbekannte Artikel werden in einen internen Artikelstamm aufgenommen. Die Buchungskontenzuordnung jedes Artikels wird beim ersten Mal einmalig hinterlegt und bei künftigen Rechnungen desselben Lieferanten automatisch wiederverwendet – das System lernt mit jeder Rechnung dazu.
Das System prüft automatisch: Sind alle Pflichtangaben nach §14 UStG vorhanden? Stimmt die Mehrwertsteuer?
Die Rechnung wird automatisch dem zuständigen Mitarbeiter oder der zuständigen Abteilung zugewiesen. Dieser erhält sofort eine Benachrichtigung per E-Mail oder im System.
Der Fachbereich prüft die Rechnung inhaltlich: Stimmt die Leistung? Wurde die Ware tatsächlich geliefert? Bei mehrstufiger Freigabe geht die Rechnung anschließend weiter an den nächsten Genehmiger.
Nach vollständiger Freigabe wird die Rechnung automatisch zur Zahlung freigegeben und an die Buchhaltung übergeben – inklusive aller Buchungsinformationen. Per DATEV Export XML wird der Buchungssatz zusammen mit dem digitalen Beleg automatisch übertragen. Kein Abtippen, kein doppelter Aufwand.
Die Rechnung wird vollautomatisch GoBD-konform archiviert – unveränderlich, mit vollständigem Prüfpfad und 10 Jahre abrufbar. Jederzeit für Betriebsprüfungen bereit.
Jede Rolle hat klare Aufgaben – das System steuert, erinnert und dokumentiert alles automatisch.
Übernimmt alle automatisierbaren Schritte ohne manuellen Eingriff.
Prüft die Rechnung inhaltlich und gibt sachlich frei.
Erhält freigegebene Rechnungen zur Zahlung – ohne Nacharbeit.
Der Unterschied zwischen dem analogen Prozess und dem digitalisierten Ablauf – auf einen Blick.
Schildern Sie uns Ihren aktuellen Ablauf – wir zeigen Ihnen, wie wir ihn in wenigen Wochen digitalisieren.
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